Apa Itu Inventaris? Ini Pengertian dan Manfaatnya
Senja Nilasari June 21, 2023 10:19 pm . 6 min read 
Apa itu inventaris memiliki arti berbeda-beda tergantung dari jenis industrinya. Salah satu arti umum inventaris yaitu merujuk pada daftar semua barang, merchandise, dan material yang ada dalam bisnis untuk menjalankan usahanya. Inventaris diperlukan dalam sebuah bisnis agar bisa mendata atau melacak barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan. Adanya inventaris bisa memiliki banyak manfaat seperti mempermudah pengecekan dan pengawasan.
Pengertian Apa Itu Inventaris
Inventaris memiliki beberapa pengertian. Tapi secara umum ini bisa diartikan sebagai daftar barang milik perusahaan atau institusi. Barang yang ada dalam daftar tersebut bisa berupa alat atau bahan baku yang digunakan untuk mengelola bisnis. Tak hanya berupa bahan produksi tapi juga bisa berupa alat operasional.
Perusahaan atau institusi perlu memiliki manajemen inventaris yang baik. Adanya pencatatan yang jelas terhadap barang yang dimiliki bisa membantu dalam membuat berbagai kebijakan terkait barang tersebut.
Baca juga: Begini Cara Usaha Kecil Pembukuan Sederhana Tulis Tangan, Plus Manfaatnya
Inventaris juga bisa berarti daftar barang-barang yang dijual oleh perusahaan untuk mendapatkan keuntungan. Di pabrik, ini bisa lebih banyak jenisnya mulai dari bahan mentah, setengah jadi, sampai barang jadi. Di sebuah toko elektronik misalnya, maka daftar inventaris barangnya berupa produk-produk elektronik yang dijual seperti laptop, speaker, headphone, CPU, dan lain-lain.
Daftar inventaris ini bisa dibuat dengan menggunakan spreadsheet secara manual atau menggunakan template. Tapi ada juga yang menggunakan aplikasi khusus sehingga lebih memudahkan. Aplikasi atau software ini bisa membantu untuk melakukan pemantauan dan pencatatan secara lebih praktis.
Apa itu inventaris bisa juga dikaitkan dengan manajemen inventaris. Di dalam manajemen inventaris, ini merupakan elemen kritis dalam supply chain yang melacak barang dari pabrik ke gudang dan dari fasilitas ke titik penjualan. Tujuan dari manajemen inventaris ini untuk mendapatkan produk yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang tepat. Ini membutuhkan visibilitas inventaris yaitu mengetahui kapan, berapa banyak, dan dimana stok penyimpanannya.
Manfaat Inventaris
Setelah sebelumnya dijelaskan terkait apa itu inventaris, selanjutnya akan dibahas lebih detail terkait manfaatnya. Pencatatan dalam perusahaan tidak hanya terkait dengan uang yang dikelola, tapi juga barang yang ada dalam bisnis tersebut. Berikut ini beberapa manfaat dari pencatatan atau daftar inventaris.
1. Mencatat data aset untuk dasar pengambilan kebijakan
Adanya inventarisasi yang benar bisa membantu perusahaan untuk melacak data aset dengan akurat. Pencatatan data aset yang akurat bisa membantu dalam mengambil berbagai kebijakan. Ini juga sebagai dasar untuk menggunakan aset atau barang secara efektif dan efisien.
2. Menjaga transparansi keamanan aset
Adanya inventarisasi barang secara rutin bisa memberikan transparansi terkait jumlah dan keluar-masuk barang. Ini juga memberikan keamanan karena bisa terlihat kapan barang tersebut keluar dan masuk. Ini membantu perusahaan untuk melacak siapa yang menggunakan barang tersebut.
3. Mempermudah melakukan perencanaan, pemeliharaan, dan penyaluran
Data barang yang terdaftar dengan baik bisa memberikan kemudahan bagi manajemen perusahaan untuk mengelolanya. Ini bisa menjadi dasar untuk perencanaan barang ke depannya, apa itu inventaris barang membutuhkan tambahan stok lebih banyak atau tidak. Ini juga bisa mempermudah dalam pemeliharaan barang tersebut sehingga tidak cepat rusak. Penyaluran barang juga akan lebih cepat karena diketahui jumlah yang ada di gudang.
4. Mempermudah dalam mutasi dan penghapusan barang
Barang-barang yang kurang diperlukan atau tidak efektif akan lebih baik jika dihapus. Adanya inventaris bisa mempermudah dalam melakukan penghapusan barang. Ini membuat pengelolaan penyimpanan barang menjadi lebih ringkas atau efisien.
Aplikasi untuk Melakukan Inventarisasi
Tidak ada format pasti dalam mencatat inventaris barang perusahaan. Tapi secara umum data inventaris ini memiliki beberapa kolom seperti nomor/ID, nama, deskripsi, harga unit, kuantitas, level reorder, jumlah reorder, dan lain-lain. Kolom untuk data inventaris ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dari tiap perusahaan dan jenis industrinya.
Apa itu inventaris dari tiap perusahaan bisa beragam jadi pencatatannya juga perlu disesuaikan. Selain pencatatan secara manual melalui kolom-kolom yang dibuat sendiri, sekarang juga ada aplikasi untuk inventaris. Aplikasi atau software inventaris ini sudah memiliki berbagai fitur yang lebih mempermudah pengelolaan barang dalam bisnis.
Penggunaan software inventaris ini juga kadang membutuhkan tambahan perangkat seperti scan barcode. Apa itu inventaris dengan barcode? Jadi tiap barang memiliki barcode atau kode batang masing-masing yang bisa lebih mudah dalam pelacakannya. Ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap bisnis apakah memang memerlukan hal tersebut atau tidak.
Apa itu inventaris untuk perusahaan produksi atau toko, tetap membutuhkan aplikasi yang memadai. Aplikasi inventaris biasanya juga akan berbasis cloud sehingga penyimpanannya dapat tersalin otomatis tak hanya berada di satu perangkat. Ini bisa membantu untuk menjaga agar data bisa diakses di berbagai perangkat dan tersimpan dengan baik. Jadi perusahaan bisa memanfaatkan penggunaan software sehingga bisa mengelola inventaris dengan baik.
Berikut ini beberapa contoh aplikasi untuk inventarisasi.
a. QuickBooks
QuickBooks adalah perangkat lunak akuntansi populer yang juga menawarkan fitur manajemen inventaris. Ini memungkinkan bisnis untuk melacak tingkat inventaris, menetapkan titik pemesanan kembali, dan menghasilkan pesanan pembelian.
b. TradeGecko
TradeGecko merupakan perangkat lunak manajemen inventaris berbasis awan/cloud yang membantu bisnis mengelola tingkat inventaris, pesanan penjualan, dan pesanan pembelian. Ini juga menawarkan fitur seperti penjualan multi-saluran, pengiriman, dan integrasi akuntansi.
c. Zoho Inventory
Zoho Inventory adalah software manajemen inventaris yang membantu bisnis melacak tingkat inventaris, mengelola pesanan, dan mengotomatisasi alur kerja. Ini juga menawarkan fitur seperti pemindaian kode batang, pelacakan nomor seri, dan manajemen multi-gudang.
d. Fishbowl
Fishbowl disebut sebagai software ERP yang paling fleksibel. Ini memiliki visibilitas untuk alur kerja pergudangan dan manufaktur, integrasi streamline, dan mengembangkan bisnis. Perangkat ini secara efisien mengelola inventaris dalam satu platform. Fiturnya bisa untuk scanning dan barcoding serta kostumisasi pelacakan inventaris.
e. SkuVault
SkuVault adalah software manajemen inventaris untuk ecommerce. Ini dapat menghubungkan channel, mengelola penyimpanan barang di gudang, dan mengelolan inventaris secara efisien dengan software spreadsheet yang mudah digunakan.
f. Cin7
Cin7 adalah software manajemen inventaris modern yang membantu penjual produk untuk meningkatkan penjualan dan lebih efisien. Semuanya dikelola otomatis dalam satu sistem dengan menghubungkan semuanya dalam operasi streamline. Ini juga membantu menurunkan biaya dengan adanya otomatisasi. Cin7 juga berbasis penyimpanan awan atau cloud.
Baca juga: Contoh Email Penawaran Produk untuk Promosi yang Efektif
g. Brightpearl
Brightpearl merupakan solusi perencanaan inventaris yang bisa mengatasi masalah permintaan dan supply chain. Brightpearl menawarkan sistem operasi retail untuk perencanaan inventaris, manajemen inventaris dan pemesanan, manajemen gudang, POS, CRM, dan pengiriman.
Ada banyak jenis software atau perangkat lunak lainnya yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan. Fitur yang lengkap dan profesional memang membutuhkan biaya tertentu. Namun jika ingin mengelola secara baik tak ada salahnya untuk mengeluarkan biaya khusus.
Apa itu inventaris telah dijelaskan dalam artikel ini. Pencatatan inventaris menjadi bagian yang penting dalam berjalannya bisnis. Ini memiliki banyak manfaat dan perlu dilakukan secara profesional untuk pengelolaan barang yang efektif dan efisien
